KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan Şirket tarafından işlenmektedir:

[ŞİRKET UNVANI] (ör. Gül Vize Teknoloji A.Ş.) (“Gül Vize”, “Şirket”, “biz”) — Adres: [ŞİRKET ADRESİ], [İLÇE] / [İL]; MERSİS: [MERSİS NO]; E-posta: [email protected]; KEP: [KEP ADRESİ]

VERBİS kayıt bilgisi: [VERBİS KAYIT NO — muafiyet varsa belirtin]

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Kimlik verileri: ad, soyad, doğum tarihi ve yeri, uyruk, cinsiyet, medeni durum, pasaport türü, numarası ve geçerlilik tarihleri.
• İletişim verileri: e-posta adresi, telefon numarası, adres.
• Seyahat verileri: gidilecek ülke, vize türü, seyahat tarihleri, konaklama ve ulaşım bilgileri, önceki vize ve seyahat geçmişi.
• Mesleki ve mali veriler: meslek, işveren/okul bilgisi, gelir durumu, sponsor bilgileri (yalnızca başvuru formunda ve dilekçelerde kullanılmak üzere sizin girdiğiniz ölçüde).
• Belgeler: kontrol listesi kapsamında yüklediğiniz pasaport sayfası, vesikalık fotoğraf, banka dökümü, iş/okul yazısı, rezervasyon gibi dosyalar; bu dosyalara ait bilgiler (ad, tür, boyut, yükleme zamanı) ve otomatik ön kontrol sonuçları; Premium Belge Onay hizmeti kapsamında inceleme kararları ve danışman notları.
• Müşteri işlem verileri: başvurular, kontrol listesi hareketleri, notlar, siparişler, destek talepleri.
• İşlem güvenliği verileri: IP adresi, oturum ve giriş kayıtları, tarayıcı bilgisi, işlem logları.
• Belge erişim kayıtları: belgeler üzerinde kimin, ne zaman, hangi işlemi yaptığı (yükleme, görüntüleme, indirme, inceleme, silme), IP adresi ve tarayıcı bilgisi.
• Açık rıza kayıtları: onaylanan metnin sürümü, onay ve geri alma zamanları ile bu işlemlere ait IP adresi ve tarayıcı bilgisi.
• Finansal veriler: ödeme tutarı, sipariş ve fatura bilgileri (kart bilgileriniz Şirket tarafından saklanmaz; ödeme kuruluşu tarafından işlenir).

3. Özel nitelikli kişisel veriler

Hizmetimiz özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri, din, ceza mahkûmiyeti vb.) işlemeyi amaçlamaz. Ancak Premium Belge Onay hizmeti kapsamında yüklediğiniz belgeler, niteliği gereği bu tür veriler içerebilir: sağlık verileri (ör. sağlık raporu, seyahat sağlık sigortası poliçesi), ceza mahkûmiyetine ilişkin veriler (ör. adli sicil kaydı) ve biyometrik vesikalık fotoğraf.

Bu veriler, 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.6 uyarınca ayrıca vereceğiniz açık rızaya dayanılarak ve yalnızca belgelerin otomatik ön kontrolü, şifreli olarak saklanması, danışmanlarca incelenmesi ve size paket halinde sunulması amacıyla işlenir. Açık rıza vermek isteğe bağlıdır ve diğer hizmetlerimizden yararlanmanın ön koşulu değildir. Ayrıntılar Premium Belge Onay Açık Rıza Metni’nde yer alır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen yeterli önlemler alınır: her belge kendine özel bir anahtarla şifrelenir, belgelere erişim yetkili kişilerle sınırlandırılır, belgelerin her görüntülenmesi ve indirilmesi kayıt altına alınır ve belgeler yüklendikleri tarihten itibaren 7 gün sonra kalıcı olarak silinir.

Lütfen ihtiyaç olmadıkça özel nitelikli veri içeren belgeleri yüklemeyiniz.

4. İşleme amaçları

• Üyelik hesabınızın oluşturulması, kimlik doğrulama ve hesap güvenliğinin sağlanması,
• Seçtiğiniz ülke ve profilinize göre belge kontrol listesi oluşturulması, başvuru formu ve dilekçelerin hazırlanması,
• Hatırlatma ve bildirim hizmetlerinin sunulması,
• Premium Belge Onay hizmeti kapsamında belgelerin yüklenmesi ve otomatik ön kontrolü (dosya türü, boyut ve zararlı içerik denetimi), şifreli olarak saklanması, danışmanlarca kontrol listesindeki şartlara göre incelenerek onaylanması veya düzeltme gerekçesinin bildirilmesi ve ZIP ya da PDF paketi olarak size sunulması,
• Vize ajansı kullanıcıları için müşteri ve dosya yönetimi hizmetinin sağlanması,
• Satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi, faturalandırma ve muhasebe yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Destek ve iletişim taleplerinin yanıtlanması, uzman kontrolü hizmetinin sunulması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması,
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi, hataların giderilmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması; belgelere yapılan erişimlerin kayıt altına alınması ve yetkisiz erişimin önlenmesi.

5. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK m.5 ve m.6’da öngörülen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c): üyelik ve satın alınan hizmetlerin (Premium Belge Onay dahil) sunulması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi (KVKK m.5/2-ç): vergi, ticaret ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e): ör. açık rıza ve belge erişim kayıtlarının ispat amacıyla saklanması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f): güvenlik, belge erişimlerinin kayıt altına alınması, dolandırıcılık önleme, hizmet iyileştirme,
• Belgelerde bulunabilecek özel nitelikli kişisel veriler bakımından açık rızanız (7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.6),
• Pazarlama iletileri gibi yukarıdaki sebeplere dayanmayan işlemler bakımından açık rızanız (KVKK m.5/1).

6. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK m.8 ve m.9’a uygun şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Barındırma ve altyapı hizmet sağlayıcıları ([SUNUCU KONUMU / BULUT SAĞLAYICI]),
• Yüklenen belgeler (Premium Belge Onay kapsamındakiler dahil) için depolama hizmeti sağlayıcısı (Supabase, veri işleyen): sağlayıcıya yalnızca şifrelenmiş içerik aktarılır; şifre çözme anahtarları Şirket’in kontrolündedir ve sağlayıcıyla paylaşılmaz, bu nedenle sağlayıcı belge içeriğine erişemez,
• Ödeme hizmet sağlayıcısı ([ÖDEME KURULUŞU] (ör. iyzico)) — yalnızca ödeme işlemi için gerekli veriler,
• E-posta gönderim hizmet sağlayıcıları,
• Muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti sağlayıcıları, e-fatura/e-arşiv entegratörleri,
• Uzman kontrolü hizmetini satın almanız halinde sözleşmeli vize danışmanları (gizlilik yükümlülüğü altında),
• Premium Belge Onay kapsamında belgelerinizi inceleyen yetkili danışmanlar ve çalışanlar: yalnızca görevlerinin gerektirdiği ölçüde ve gizlilik yükümlülüğü altında; belgelerin her görüntülenmesi ve indirilmesi kayıt altına alınır,
• Bir vize ajansının müşterisiyseniz, verileriniz ilgili ajansın kendi hesabında işlenir; bu durumda veri sorumlusu ajanstır ve Şirket veri işleyen sıfatıyla hareket eder,
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri.

7. Yurt dışına aktarım

Altyapı ve depolama hizmet sağlayıcılarımızın sunucularının yurt dışında bulunması halinde kişisel verileriniz, KVKK m.9 uyarınca öncelikle aktarımın yapılacağı ülke hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca verilmiş bir yeterlilik kararına dayanılarak; böyle bir karar bulunmuyorsa Kurul’ca ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve imza tarihinden itibaren beş iş günü içinde Kurum’a bildirilmesi gibi Kanun’da öngörülen uygun güvencelerden biri sağlanarak aktarılır.

Bu aktarımlar açık rızanıza dayandırılmaz. Yüklenen belgeler (Premium Belge Onay kapsamındakiler dahil) depolama hizmeti sağlayıcısına yalnızca şifrelenmiş olarak iletilir; şifre çözme anahtarları bu sağlayıcıyla paylaşılmaz.

Gül Vize, vize başvurunuzu konsolosluklara veya yabancı makamlara iletmez; başvurunun yetkili makama sunulması sizin veya ajansınızın sorumluluğundadır.

8. Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitesi ve uygulama üzerindeki kayıt, profil, başvuru ve iletişim formları, yüklediğiniz dosyalar, çerezler ve sunucu kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

9. Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır; süresi dolan veriler Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Başlıca saklama süreleri şunlardır:

• Hesap verileri: üyeliğiniz süresince ve sona ermesinden itibaren genel zamanaşımı süreleri boyunca,
• Yüklenen belgeler: yükleme tarihinden itibaren 7 gün sonra otomatik olarak ve geri döndürülemez biçimde silinir (şifre çözme anahtarı imha edilir, şifreli dosya depodan kaldırılır). Belgelerinizi bu süreden önce kendiniz silebilirsiniz; açık rızanızı geri almanız, başvurunuzu silmeniz veya hesabınızı kapatmanız halinde ilgili belgeler derhal silinir,
• Silinen belgelere ilişkin kayıtlar: belge içeriği ve şifre çözme anahtarı tutulmaz; dosya adı, türü ve boyutu, inceleme durumu, danışman notu ve işlem tarihleri, silme tarihinden itibaren 30 gün,
• Belge erişim kayıtları (belge içeriği barındırmaz): güvenlik ve ispat amacıyla 365 gün,
• Açık rıza kayıtları: ispat amacıyla üyeliğiniz süresince,
• Fatura ve ödeme kayıtları: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl,
• Trafik ve log kayıtları: 5651 sayılı Kanun uyarınca 2 yıl,
• İletişim talepleri: talebin sonuçlandırılmasından itibaren 2 yıl.

10. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7’deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

11. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte [email protected] adresine kayıtlı e-posta adresinizden, [KEP ADRESİ] KEP adresine güvenli elektronik imzalı olarak veya [ŞİRKET ADRESİ], [İLÇE] / [İL] adresine ıslak imzalı dilekçe ile iletebilirsiniz.

Talepleriniz niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarife uygulanabilir.

Hesabınızdaki bilgilerin çoğunu panelinizdeki Hesap ve Profil sayfalarından kendiniz güncelleyebilir veya hesabınızı silebilirsiniz.

Premium Belge Onay kapsamında verdiğiniz açık rızayı, panelinizdeki “Açık rızamı geri çek” düğmesiyle dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; bu durumda bu kapsamda yüklediğiniz belgeler tüm başvurularınızda derhal ve kalıcı olarak silinir. Geri alma, o tarihe kadar rızaya dayanılarak gerçekleştirilen işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez. Bu talebinizi yukarıdaki başvuru kanallarından biriyle de iletebilirsiniz.