Vize dilekçesi (niyet mektubu) nasıl yazılır? Örnekli rehber

Ülkeye ve başvuru türüne göre değişir. Avrupa Komisyonu'nun Türkiye'deki Schengen başvuruları için belirlediği uyumlaştırılmış belge listesi dilekçeyi ayrı bir belge olarak saymaz; seyahat planı, Tam Tekmil Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği, konaklama belgesi, son 3 aylık banka dökümü ve maaş bordroları gibi belgeleri ister. Buna karşılık bazı ülkeler dilekçeyi açıkça ister: Yunanistan'ın Türkiye için yayımlanmış turistik vize kontrol listesinde, başvuru sahibinden seyahat amacını açıklayan bir dilekçe istenir; masrafları bir aile üyesi karşılıyorsa ondan da dilekçe beklenir.

Bazı listelerde geçen “cover letter” ise kişisel bir mektup değil, çevrim içi başvuru sisteminden alınıp imzalanan kapak sayfasıdır; Norveç'in Türkiye kontrol listesinde istenen UDI çıktısı buna örnektir. Bu yüzden başvuracağınız ülkenin güncel kontrol listesini okuyun. Listede istenmese bile kısa ve tutarlı bir dilekçe, dosyanızın hızlı anlaşılmasına yardımcı olabilir.

Dilekçe, başvurduğunuz ülkenin Türkiye'deki büyükelçilik ya da başkonsolosluğunun vize bölümüne hitaben yazılır; başvurunuzu teslim aldığınız aracı başvuru merkezine değil. Schengen'de yetkili ülke ana varış noktanızdır: birden fazla ülkeyi geziyorsanız en uzun kalacağınız ülkeye, süreler eşitse ilk gireceğiniz ülkeye başvurursunuz. Hitap için “İtalya Başkonsolosluğu Vize Bölümüne, İstanbul” ya da İngilizce “To the Visa Section, Consulate General of Italy in Istanbul” gibi bir başlık yeterlidir. Ülkenin Türkiye'de birden fazla temsilciliği varsa ikamet ettiğiniz ile hangisinin baktığını ülkenin resmi sayfasından kontrol edin.

Dil kuralı ülkeye göre değişir. Norveç, Türkiye'den yapılan başvurularda tüm belgelerin İngilizce ya da Norveççeye çevrilmiş olmasını ister. Birleşik Krallık, İngilizce veya Galce olmayan her belge için çevirmenin doğruluk beyanını, çeviri tarihini, ad-soyadı ile imzasını ve iletişim bilgilerini içeren tam çeviri bekler. Kontrol listesinde bir kural göremiyorsanız dilekçeyi İngilizce ya da gideceğiniz ülkenin dilinde yazmak en az riskli seçenektir.

İyi bir dilekçe bir sayfayı geçmez ve başvuru formunuzdaki bilgilerle birebir örtüşür. Aşağıdaki sırayı izleyebilirsiniz:

• Sağ üstte şehir ve tarih; altında hitap (konsolosluğun adı ve “Vize Bölümüne”)
• Konu satırı: “Vize başvurusu hk.” ya da “Schengen vize başvurusu, ad soyad, pasaport no.”
• Kimlik: ad-soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası ve pasaport numarası
• Amaç, giriş-çıkış tarihleri ve toplam gün sayısı (Schengen'de herhangi bir 180 günlük dönemde en fazla 90 gün)
• Güzergâh ve konaklama: hangi şehirlerde, hangi otelde ya da kimin yanında kalacağınız
• Meslek: işvereniniz ya da okulunuz, göreviniz ve izin durumunuz
• Masraflar: kendiniz mi, sponsorunuz mu, yoksa davet eden kişi ya da kurum mu karşılayacak
• Türkiye'ye bağlarınız ve dönüş tarihiniz: iş, aile, eğitim, mülk
• Ekler listesi, ıslak imza, açık adres, telefon ve e-posta

Parantez içindeki yerleri kendi bilgilerinizle doldurun; tarihlerin başvuru formu ve rezervasyonlarla aynı olmasına dikkat edin.

İtalya Başkonsolosluğu Vize Bölümüne, İstanbul. Konu: Schengen vize başvurusu hk. (Ad soyad), (pasaport numarası) numaralı pasaportun sahibiyim ve (şirket adı) şirketinde (görev) olarak çalışıyorum. 15–24 Haziran tarihleri arasında turistik amaçla İtalya'ya gitmek istiyorum; Roma'da 5, Floransa'da 4 gece kalacağım. Otel ve gidiş-dönüş uçuş rezervasyonlarım ektedir. Bu tarihler için yıllık iznim onaylanmıştır ve tüm masraflarımı kendim karşılayacağım; son 3 aylık banka dökümüm ve maaş bordrolarım ektedir. İşim ve ailem Türkiye'de olduğundan 24 Haziran'da döneceğim. Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim. (İmza, ad soyad, adres, telefon, e-posta)

Çalışıyorsanız dilekçenin yanına işveren yazısı da eklenir. AB'nin Türkiye listesine göre bu yazıda hitap edilen konsolosluk, adınız ve pasaport numaranız, işe başlama tarihiniz ve göreviniz, izin süreniz ve iznin ücretli olup olmadığı, işverenin iletişim bilgileri ile imzalayanın adı ve unvanı bulunmalıdır; yanında SGK işe giriş bildirgesi ve QR kodu okunabilir hizmet dökümü de istenir.

İş seyahatinde asıl belgeler, sizi davet eden firmanın davet mektubu ve sizi gönderen şirketin yazısıdır. AB'nin Türkiye listesine göre her ikisinde de seyahatin amacı ve süresi yazmalı, masrafları kimin karşılayacağı belirtilmelidir. Dilekçeniz bu iki belgeyi kısaca özetler; İngilizce bir örnek:

To the Visa Section, Consulate General of Germany in Istanbul. Subject: Schengen visa application, (name surname), passport no. (number). Dear Sir or Madam, I work as export manager at (company) and apply for a business visa to attend meetings with (German company) in Munich from 10 to 14 March. Their invitation letter and my employer's assignment letter are enclosed. All travel and accommodation costs will be covered by my employer, and I will return to Türkiye on 14 March to resume my duties. Yours faithfully, (signature, name, address, phone, e-mail)

Görevlendirme yazısı amacı, tarihleri ve masrafları ayrıntılı anlatıyorsa ülkenin listesi ayrıca dilekçe istemeyebilir; yine de ekleyecekseniz aynı bilgileri uzun uzun tekrar etmeyin.

Aile ya da arkadaş ziyaretinde dilekçenize ek olarak davet eden kişinin mektubu istenir. AB'nin Türkiye listesine göre davet mektubunda kalış süresi, davet eden kişiyle aranızdaki yakınlık, davet edenin kimlik numarası, tarih ve imza bulunmalıdır. Bazı ülkeler ulusal form da ister: Belçika'da masrafları üstlenen ev sahibi belediyeden alınan Annex 3bis taahhüt belgesini, Norveç'te sponsor UDI'nin davet ve sponsorluk formunu doldurur.

Hollanda Başkonsolosluğu Vize Bölümüne, İstanbul. Konu: Vize başvurusu hk. Amsterdam'da yaşayan kızım (ad soyad) ve torunlarımı ziyaret etmek için 3–24 Mayıs tarihleri arasında Hollanda'ya gitmek istiyorum. Bu sürede kızımın evinde kalacağım; davet mektubu, kızımın kimlik ya da oturum kartının kopyası ve akrabalığımızı gösteren Tam Tekmil Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği ektedir. Emekliyim; uçak biletimi ve seyahat sağlık sigortamı kendim karşılıyorum, diğer masraflarımı kızım üstlenecektir. Türkiye'de eşim ve evim bulunduğundan 24 Mayıs'ta döneceğim. Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim. (İmza, ad soyad, adres, telefon, e-posta)

Schengen ret formundaki gerekçelerin bir kısmı doğrudan beyanlarınızla ilgilidir: seyahatin amacı ve koşullarının gerekçelendirilmemesi, sunulan bilgilerin güvenilir bulunmaması, beyanların ya da belgelerin güvenilirliğine dair makul şüphe ve vize bitmeden bölgeden ayrılma niyetinize dair şüphe. Aşağıdaki hatalar bu gerekçelere zemin hazırlayabilir:

• Dilekçedeki tarih, şehir ya da masraf bilgisinin başvuru formu, rezervasyonlar ve işveren yazısıyla çelişmesi
• Ana varış ülkesi kuralına uymayan ya da yanlış temsilciliğe hitaben yazılmış dilekçe
• Amacı “gezmek” gibi tek kelimeyle geçiştirmek, şehir ve plan vermemek
• İnternetten kopyalanan metinde başkasına ait bilgileri ya da size uymayan cümleleri bırakmak
• Gerçek olmayan bir iş, gelir ya da davet beyan etmek
• Önceki vize retlerini gizlemek
• İmzasız, tarihsiz ya da gereksiz ayrıntılarla birkaç sayfaya uzayan metin
• Schengen'de herhangi bir 180 günlük dönemde 90 günü aşan bir kalış planlamak

Schengen başvurusunu seyahatten en erken 6 ay, en geç 15 gün önce yapabilirsiniz; normal karar süresi 15 gündür ve 45 güne kadar uzayabilir. Tarihleriniz değişirse dilekçeyi de güncelleyin. Teslimden önce şunları kontrol edin:

• Hitap ettiğiniz temsilcilik, başvurduğunuz ülke ve ikamet ettiğiniz ille uyumlu mu?
• Tarihler başvuru formu, uçuş ve otel rezervasyonlarıyla aynı mı?
• Masrafları kimin ödediği açık mı; sponsor varsa onun dilekçesi ve gelir belgeleri ekte mi?
• Dil, ülkenin kurallarına uygun mu; gerekiyorsa çeviri eklendi mi?
• Ekler listesi dosyadaki belgelerle örtüşüyor mu?
• Tarih, ıslak imza, adres, telefon ve e-posta var mı?